Durante mi carrera he visto muchos intentos de implementación de 5S en diversos entornos, tanto industriales como de oficina e incluso yo mismo las he implantado en ciertas partes de mi casa (de esto prometo hablaros en otro artículo con mucho más detalle). He sido testigo de muy buenas prácticas y de grandes ejemplos de Best Practices, pero también he visto mucha gente dice que sabe lo que son las 5S, pero realmente no tienen ni idea de lo que realmente va el asunto. El error más común es pensar que las 5S es otra forma de denominar al orden y la limpieza, otros que suelen ser más refinados lo relacionan con la entrega de premios en forma de S, cual ceremonia marcial de entrega de medallas. Hasta he visto que alguno pensaba que tener un taller totalmente vacío, limpio y pintado, era merecedor de todas las S.
Bien, vamos a ir S a S con definiciones de Wikipedia y su correspondiente traducción a lenguaje más popular, para que se entienda bien, pero usando la letra M, de Morralla, de Mandanga, de M…uda? o lo que prefiráis encajar ahí. Esto está diseñado con bastante retranca para ver si consigo que realmente se entiendan las 5S, aunque creo que la mayoría de las M, sino todas, solo las van a entender aquellos que ya se hayan visto y remangado dentro de un plan 5S de verdad.
1S – Seiri (整理): Clasificar
Definición oficial: Seiri es clasificar todos los objetos de un espacio y eliminar los innecesarios.
Objetivos:
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Reducir pérdidas de tiempo.
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Evitar distracciones.
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Liberar espacio útil.
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Mejorar seguridad.
Implementación:
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Evaluar si cada cosa es útil.
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Retirar lo innecesario.
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Etiquetar lo dudoso y apartarlo (“zona roja”).
En una frase: «Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil.»
Recreación del descubrimiento con nuestros actores simulados:
—¡Ya empezamos mal! ¿Pero esto no iba de limpiar?
—¿Qué quieres que haga con todo esto? ¿Cómo lo vamos a tirar? ¿Con este invento que tengo yo aquí hubo una vez hace muuuuuucho que casi consigo yo …?
Primera M: «Cuanta más M tienes, más M necesitas.» Así que despréndete de lo innecesario y déjate de excusas baratas. Seguro que tienes el cajón lleno de lástimas de las que no te quieres desprender porque crees que algún día te salvarán de algo, que nunca ha llegado y que sabes que nunca llegará. Quédate solo con lo que se necesita que verás que finalmente es mucho menos de lo que tienes.
2S – Seiton (整頓): Ordenar
Definición oficial: Seiton es colocar todos los elementos en el lugar óptimo para su función.
Objetivos:
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Flujo de trabajo suave.
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Acceso fácil a herramientas.
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Todo con ubicación fija y etiquetado.
En una frase: «Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.»
Recreación del descubrimiento con nuestros actores simulados:
—¿Todavía no limpiamos? ¿Pero esto qué es? Si ya está ordenado —me dicen—, tú pídeme lo que quieras que yo te lo encuentro.
—Vale, ¿tienes una llave del 8?
—Claro, como esta… no, esta no… esta parece del 8, pero es un 6, creo… ¡Tú déjame que te la doy!
Segunda M: «Cuanta más M hay, menos M se ve.» Ni los árboles te dejan ver el bosque, ni el caos del cajón deja ver la maldita llave del 8. Ahora que te pones a ordenarlo, eres capaz de verlo todo.
3S – Seiso (清掃): Limpiar
Definición oficial: Seiso es limpiar e inspeccionar regularmente el entorno, herramientas y equipos.
Objetivos:
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Mejorar eficiencia y seguridad.
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Evitar errores.
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Detectar problemas rápidamente.
Implementación:
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Limpieza diaria o muy frecuente.
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Inspección visual mientras se limpia.
En una frase: «Mejorar el nivel de limpieza de los lugares.»
Recreación del descubrimiento con nuestros actores simulados:
—¡Hombre, por fin! Ya tocaba limpiar. La escoba y el trapo estaban ahí, muertos de risa.
—¡Anda! Pero si la llave del 8 estaba debajo del trapo… ¿ves como si que la tenía?
—¿Y este trapo qué, viene con certificado arqueológico? Porque lo he pasado una vez y ha salido polvo que en el CENIEH ya están datando. Pero ahora veo que esto no me lo acabo yo solo, y ese armario que pone mi nombre… ¡no es mío!
—Y ese bocadillo tampoco.
Tercera M: «Cuanta más M quitas, más M aparece.» Lamentablemente es así, la limpieza de unas zonas hace que la suciedad de otras destaque. Y no te digo nada, si además de limpiar lo pintas.
NOTA: Si realmente quieres un consejo para que se noten las 5S, tras la limpieza, pinta la zona con los colores correspondientes. No se si esto lo recomienda el estándar oficial de 5S, pero yo humildemente si.
4S – Seiketsu (清潔): Mantener
Definición oficial:
Seiketsu es mantener la higiene y limpieza.
(Ojo: muchas veces se traduce mal como “estandarizar”, pero no tiene nada que ver).
Objetivos:
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Crear estructura para mantener lo logrado.
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Repartir responsabilidades.
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Usar fotos, controles visuales y auditorías.
En una frase: «Establecer normas y procedimientos.»
Recreación del descubrimiento con nuestros actores simulados:
— Mira, yo después de la pechá a limpiar, esto no lo ensucio más.
—Este cajón es el mío y que nadie lo toque. Aquí van mis llaves, especialmente la del 8.
¡Ah mira! Aquí está. Y ahora cada cosa tiene su sitio, y si falta algo, se ve al instante.
—¡Dame una espuma de esas y un cutter, que voy a hacerle un hueco especial a cada herramienta y la etiquetadora!
Cuarta M: «Cuanta más M evitas, menos M produces.» Exacto! ya tienes todo lo que necesitas a tu alcance, y eso se ve en que tu nivel de eficiencia claramente es mayor. Ya le has cogido el gusto no solo a saber lo que tienes, sino lo que te falta de un vistazo rápido.
5S – Shitsuke (しつけ): Disciplina
Definición oficial:
Shitsuke es actuar correctamente sin que te lo digan. Se basa en autodisciplina.
Objetivos:
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Mantener la práctica constante.
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Formaciones.
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Auditorías periódicas.
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Mejora continua con ideas del equipo.
En una frase: «Fomentar los esfuerzos en este sentido.»
Recreación del descubrimiento con nuestros actores simulados:
—Todo esto ha estado muy bien. Nunca ha estado el taller tan limpio.
—Pero a ver lo que dura, porque hoy estamos todos motivados, pero mañana estamos solos. Y al jefe no le vengas con tonterías, que él quiere el trabajo hecho, no perder el tiempo en “cositas de estas”.
Quinta M: «Cuanta menos M encuentras, menos tiempo dedicas para Ms.» y para explicar esto os dejo con alguien que nos inspiró a todos hace mucho tiempo …
El señor Miyagi tenía razón
Y es que de eso va todo esto: de hacer las cosas bien, sin pensar. Como decía el señor Miyagi a Daniel San mientras le hacía encerar coches o pintar vallas. Porque solo cuando interiorizas una práctica, se vuelve parte de ti. Cuanto más disciplinado eres, menos improvisación inútil ocurre. Y cuanto menos improvisas, menos excusas te hacen falta.
Así que ya sabes: si no puedes recordar las 5S porque tu mentalidad latina o mediterránea no te ayuda, quédate con las 5M. Y si no te acuerdas tampoco de eso… revisa tu cajón, que igual la llave del 8 te está esperando debajo del trapo.